Для проведения деловых переговоров в комфортных условиях серьезные фирмы используют специально оснащенные комнаты. Современная комната для проведения деловых переговоров наряду с системами визуального и звукового транслирования оснащается ещё и оборудованием для проведения видео- и аудио-конференций.
Для проведения аудио-конференций одновременно между несколькими деловыми партнерами применяется, специально предназначенный для этого, телефон с возможностью включения громкой связи в переговорной комнате. Что позволяет снять ограничение на дистанцию между абонентами. Проведение видеоконференций построено по тому же принципу что и аудио-конференции, только к аудиосигналу добавляется видеосигнал, поступающий от видеокамеры одного абонента к монитору другого. Количество деловых партнеров, находящихся одновременно на связи, обусловлено техническими характеристиками используемого оборудования.
Для проведения презентаций переговорные комнаты в Москве оснащаются интерактивным досками, представляющими собой электронный планшет большой площади. Изображение на этой доску выводится через видеопроектор, преобразующий электронный сигнал от компьютера или ноутбука в видеоизображение. Преимущество таких досок заключается в возможности оперативного изменения отображаемой графической информации с помощью специального электронного маркера.
Интерактивная доска, размещаемая в переговорной комнате, выступает зачастую в роли дополнительного технического устройства к уже существующей системе визуального представления информации, что применимо, например, когда проводится презентация к диплому.
Естественно, для проведения конференции в условиях равноценных для всех участников, места расположения абонентов должны быть оснащены соответствующими интерфейсами для подключения персонального оборудования, в основном ноутбуков. Данные интерфейсы предназначены для обмена информацией между электронными устройствами всех участников конференции. Наиболее распространены интерфейсы типа USB, HDMI, VGA, RJ45, также широко применяются беспроводные средства приема/передачи информации – Wi-Fi, Bluetooth модули. Для обеспечения питания персонального оборудования места абонентов целесообразно оснащать разъемами электросети 220В. Как правило, эти разъемы монтируют в стол или пол рядом с местом потенциального участника конференции.